ISO文档自动化管理系统(OA)
发布时间:2016-02-17 15:43 | 作者:admin
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PIN GROUP ISO文档自动化管理系统介绍:
 
在知识经济时代,企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越,信息流更多地体现为电子文档。PIN GROUP ISO文档自动化系统提供高效的沟通、协调和控制的平台,从而成为企业内部管理信息化的内核,帮助企业理顺信息的传递,管理企业的信息,为实现知识管理打下坚实的基础。
 
企业竞争日益全球化的今天,质量与效率成为企业提高市场竞争力的核心,ISO认证也逐渐成为企业对客户必不可少的承诺。ISO文件是企业制度的起源,只有制度本身电子化成功,才能保证企业的其它管理流程电子化成功。企业如何强化ISO的管理效益及降低其后续维护成本,提升竞争力,将是企业走向全球化市场的首要任务。
 
但是,一些已经通过认证的企业向我们提出了这样的问题:
 
1、文件会签效率低,办理周期长
质量文件的新建、变更,必须由相关部门人员来往穿梭,办理文件的审核和会签,费时费力,效率低。因会签时间仓促,对文件审核力度不够,造成文件多次修改。在会签过程中,无法跟踪监控文件的签核进度。
 
2、文件发放繁琐,工作强度大
文控中心人员要将待发放文件按发放份数复印,并逐份加盖“受控章”或“非受控章”,然后手工发放给相关人员。若是受控文件,还须逐一签收,工作量大。
 
3、旧版彻底回收困难,新旧版本易混淆
每次新版本发行时,因相关单位文件管制人员抽换不及时或无法确定到底有多少复印本在流通,导致无法将旧版本全部收回,从而造成同一类文件,新版本在面上流通,旧版本在实际使用的问题。若采购文件、技术文档、作业指导书等ISO文件版本混乱,将造成不可估量的经济损失。
 
4、文件保密困难
由于纸质文件易复印,不易控制,许多内容敏感的关键性文件在使用过程中易泄密。无法有效控制机密文件流到竞争对手的手上,给公司造成重大损失。
 
5、文件查询、调阅困难,纸质文件难以共享
随着文件的增多,在密密麻麻的文件夹中查找文件,不是件容易的事情。客户来访,抽查某些文件,若不能在短时间内找出,给客户造成不良印象,影响公司业务拓展。纸质文件难以共享,公司人员使用时,因不能人手一份,不能随用随查,要么随便复印,要么减少查阅,对工作造成困扰。
 
 
6、资源耗费高,成本高
所有文件都以纸质作载体,以复印分发作为流通方式,日积月累,纸张损耗、复印成本将是一个惊人的数字。除文件控中心外,各部门要设专人负责文件的管理,造成人力资源浪费。
 
7、无法实现远程审批
所有受控文件必须经由几层审核、签批方能生效,而审核人一旦外出,文件即无法发行,导致工作进程受阻。
 
8、文件易遗失
纸质文件分散在各人手中,在使用时,稍有不慎,则容易造成掉失,给工作带来不便。
 
9、电子文件种类繁多,格式难以统一
文控中心存储管理多种类型文件(WORD、EXCEL、AUTOCAD……),格式不统一,在公司内部推广使用会带来很多问题,如:繁体应用软件不能打开简体文件、低版本应用软件不能打开高版本文件、每台机器要安装多种相应的应用软件,以调阅各类文件。这样,对机器配置要求高,需增加投资,同时,也增加维护的难度。对外亦然,电子文件E-mail给客户后,客户要有相应的应用软件才能打开阅读,造成与客户交流困难。
 
10、电子文件版本管理困难。
版本管理过于简单,要么新版覆盖旧版,要么通过文件名标识版本,新旧版堆放在一个目录下,通过约定来辩识新版,容易造成错误。
 
11、电子文件不能保存会签、变更、使用记录
电子文件在网上发布后,不能保留文件生成、变更时的会签记录和发放时的签收记录,给ISO复审带来障碍。
 
12、电子文件使用时无法控制另存和打印。
电子文件在网上发布,由于使用第三方厂家的应用软件来阅读,不能控制文件的另存和打印,使用者只要有权阅读,就能另存和打印文件,造成文件容易泄密。
 
13、E-mail方式会签文件,不能实时跟踪、监控,副本易扩散。
采用E-mail方式会签电子文件,常常不能及时知道对方有没有收到电子邮件和收到电子邮件后有何意见,不能跟踪、监控、督办文件会签。另外,电子邮件的特点较适合两人之间的讨论,不易清晰表达多人相互间的讨论,而会签则需多人协作商讨才能完成。以电子邮件方式会签文件还产生很多邮件副本,不易控制。
 
 
14、工程图纸管理、使用困难
工程图纸幅面大,涉及技术内容,纸质查阅不方便,易掉失。电子版本需安装相应的工程软件,工程软件一般对机器配置有较高要求,操作也较为复杂,维护成本高,影响了工程图纸的使用。
 
针对上述问题,我们系统从以下几点予以彻底解决:
 
1、采用独特的共享文件夹体系结构,通过权限开放实现文件流转,将手工处理的串行工作模式变为用计算机处理的并行工作模式,各部门相关人员对文件进行访问和签批意见,足不出户,就可完成文件的签批工作,系统全息保留会签全过程,相关人员可实时跟踪、监控、督办会签情况。
 
2、对受控文件系统提供默认派发和指定派发功能。对非受控文件,系统提供默认发布和指定发布功能。轻点鼠标,即可完成原来繁琐的文件发放工作,能实现远程签收,文件管理员可监控文件发放签收情况。
 
3、文件管理员只需取消旧版文件的阅读权限,即可实现对文件的彻底回收。系统提供完善的版本控制功能,自动保存旧版、作废文件所有版本及其相关会签、派发记录。用户在系统中阅读的永远是最新版文件,从根本上解决了新旧版本混淆问题。
 
4、提供严密的权限控制机制,每个案夹及案夹中每份文件均有读写权限控制。从角色到用户的多层次、多角度权限分配方式,满足企业对文件权限控制的各种要求。未经授权,文件均不可被打印和另存。
 
5、通过网络发布文件,用户使用PIN GROUP IE图形浏览器查阅文件,可根据文件名、编号、时间、字段等各种文件属性信息进行查询,弹指之间,所需文件即呈眼前,真正所想即所得,轻松自如。
 
6、全面支持远程审批。任何办公人员可通过PC、手提电脑访问文件服务器,通过权限验证后,对其有权限的文件进行查阅、签收及审批操作,或转发给其他办公人员,使办公不受时间和地域限制,极大地提高工作效率。
 
7、动态信息提示。所有待办事宜自动提示,一目了然。经办人员第一时间知道要处理的事情,做到心中有数,绝不遗漏。
   
8、PIN GROUP独有的PRINT TO技术,可将各种电子文件转换成TIF格式的电子文件,用户只需用PIN GROUP图形浏览器或WIN98提供的映像软件即可调阅所有文件,使用方便,对机器配置要求低,同时,由于统一成TIF格式的文档,客户只需有WIN98即可进行各种文件交流,非常方便。
 
9、通过PIN GROUP的PRINT TO技术,将工程图纸转换成TIF格式,用PIN GROUPIE图形浏览器即可阅读,保存和使用方便。客户审阅图纸,也不需安装昂贵复杂的工程软件,与客户交流倍感轻松。
 
10、采用高压缩存储,10G可存放25万页文件,成本低廉,备份简单,安全可靠。
 
 
为什么不在ERP中实施ISO文件管理
 
1.ERP其后台数据库一般为关系数据库(如Oracle, Sybase, SQL Server),关系数据库的强项在于处理结构化数据,而文档是非结构化数据,其长度是不定长的,存放非结构化数据不是关系数据库的强项。
 
2.ISO文件的种类很多,标识每一类文件的属性字段往往都不一样,那么,用关系数据库开发ISO文件管理系统,则要为每一类文件建立一张表单,并且为每一张表编写代码。当ISO文件扩展时,如增加ISO文件种类,增加认证等,都要花费大量时间增加表单,修改数据库结构,增加处理逻辑代码,系统的后续运行成本和维护成本高昂。
 
3.ERP是通过对企业基础数据的存储、查询、统计分析,提高企业的管理水平和管理效益,为企业的经营决策提供可靠保证。ERP涉及的环节多,实施周期长。而ISO文件管理系统是对文件的产生、变更、存储、使用、回收的全程管理。ISO文件所含内容是现代企业管理制度的具体体现,它规范企业运行的每一个环节,它的严谨有序运行,为高水平的企业管理保驾护航。ISO文件管理系统和ERP从两个不同的视角提升企业的管理水平。ISO文件管理系统实施周期短、见效快,牵涉的环节少,是典型的立竿见影的项目。现在是知识经济的时代,高效安全的文件管理系统为企业的知识管理打下坚实的基础。
 
4.ISO文件的会签、变更、派发、跟踪督办、签收等过程是典型的协同工作过程,如何提高协同工作的效率,是ISO文件管理系统成败的关键。要达到此目的,ERP系统必须构建协同工作的应用逻辑,或用中间件、或直接堆砌,这必然分散ERP系统人员的精力,并要付出高昂的代价。而Notes作为群件领袖,傲立全球,为协同工作提供很可靠的运行平台,已得到全世界很多大型协同工作系统的验证。丽天的ISO文件管理系统,正是站在巨人的肩膀上,结合丽天独具创意的共享办文夹体系结构,为企业高效沟通协作提供有力保障。
 
5.ERP采用关系数据库,存放电子文件的原格式,不能控制文件使用者另存和打印,对文件的安全构成威胁。
 
 
6.ISO文件体系每年都要审核,其运行需严格遵循ISO标准的要求。文件的会签过程、变更过程、派发签收过程均要有记录,这些记录不是简单的文字堆砌,要能清晰表达其逻辑含义,若用ERP关系数据库的字段记录这些信息,很难达到上述要求。
 
7.ISO文件变更频繁,对每个版本的文件及其运作过程均要保存,并能方便查找 ,这些功能用ERP关系数据库来实现,要绕很多弯路。
 
8.ISO文件管理的目标之一是方便使用,方便交流。因为ERP关系数据库存储的是电子文件的原格式,则每一位使用者均要用相同版本、相同语言平台(简、繁、英、日)的应用软件才能阅读所需文件,同时,ISO文件种类繁多(Word、Excel、Autocad),这需要为每一个使用者购置相应的应用软件,需增加很多软、硬件投资,系统的使用、维护成本高昂。另外,也不利于文件的内外交流。
 
9.ERP系统一般为Client/Server结构,每增加一名使用者,即要安装一套客户端软件,运行成本高。
 
 
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